Рекламация – это разновидность письма-претензии, являющаяся неотъемлемой частью деловых и торговых отношений. Существенной разницы между данными понятиями не существует, поэтому слова «рекламация» и «претензия» нередко употребляются в одной связке. Но как бы там ни было, данные термины необходимо различать, чтобы уверенно чувствовать себя при решении споров с клиентами и деловыми партнерами.
Итак, что такое рекламация? Это письмо, составленное недовольным деловым партнером и оправленное второй стороне соглашения. Данные лица обычно выражают свое недовольство по поводу нарушения пунктов договора о сотрудничестве.
Причин недовольства может быть много:
- Неудовлетворительное качество полученного товара;
- Неполный ассортимент;
- Нарушение сроков поставок товара;
- Невыполнение сроков оказания услуг.
Помимо перечисления всех недочетов и ошибок, с которыми пришлось столкнуться контрагенту, рекламация содержит перечень требований. Недовольный контрагент может потребовать исправления всех ошибок, установления нового срока выполнения работ, возмещения материального ущерба и компенсации за причиненные неудобства. Все требования должны соответствовать не только положениям законодательства, но и (в первую очередь) пунктам составленного договора между партнерами.
Современные предприниматели больше не доверяют устным договоренностям, а составляют официальные соглашения, в которых предусмотрен каждый нюанс. Ответственность за нарушение пунктов договора также описана в соглашении – именно от этого вам и нужно отталкиваться при оформлении письма с претензиями.
Часто употребляется определение «рекламационный акт» – пусть это не сбивает вас с толку, это и есть рекламация. Рекламационный акт желательно составлять на фирменном бланке предприятия, но если таких нет, подойдет и обычный лист бумаги.
При оформлении следуйте такому образцу:
- Номер и дата документа;
- Полное название вашей фирмы или ваши ФИО;
- Название документа;
- Основания для подачи претензии – реквизиты вашего договора, акта приема и сдачи товара, накладной и т.д.;
- Название услуги или товара, а также точное количество;
- Суть вашей проблемы;
- Факты, доказывающие причиненный ущерб;
- Перечень требований;
- Перечень документов, прикрепленных к рекламационному акту.
В письме вы должны отправить образцы всех документов, которые касаются дела – чеки, накладные, квитанции, договоры и т.д. Рекламация может быть отправлена заказным письмом, или передана лично. При передаче не забудьте проследить, чтобы адресат поставил отметку о получении на вашем образце акта (всегда составляется два экземпляра). Если отправляете письмо, позаботьтесь о получении уведомления о доставке.
(21 оценок, в среднем: 4,80 из 5)
Загрузка...